Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Automatisiert neue Mitarbeiter einarbeiten

Was ist für ein solides Unternehmen unverzichtbar? Gut ausgebildetes Personal! Gerade in einem größeren Unternehmen kommt es oft vor, dass Mitarbeiter von anderen Standorten eingestellt werden, neue Mitarbeiter hinzukommen, duale Ausbildungs- oder Studienplätze besetzt werden, Praktikanten oder Leiharbeiter für einen bestimmten Zeitrahmen eintreten. Grundsätzlich muss dieses neue Personal zunächst in das Unternehmen eingeführt werden durch Erläuterung der Inhalte, Werte und Grundprinzipien der Firma. Dies besteht aus der Erläuterung der Inhalte, Werte und Grundprinzipien der Firma. Für diesen Prozess ist es besonders wichtig, dass die Qualität der Einarbeitung stetig gesichert ist und keine äußeren Einflüsse den Start beeinflussen können.

Dafür muss immer ein bestehender Mitarbeiter abgestellt werden. Dadurch entstehen folgende Nachteile:

• Zwei Mitarbeiter müssen – ohne direkte Mitwirkung an den Unternehmenszielen – bezahlt werden
• Eventuelle negative persönliche Einflüsse durch den einlernenden Mitarbeiter
• Wichtige Informationen können vergessen werden
• Informationen sind nicht jederzeit für den Mitarbeiter abrufbar
• Fehlerhafte Kommunikation führt zu Missverständnissen

Zur Vermeidung dieser Nachteile gibt es jedoch eine überzeugende Lösung: 

Das E-Learning! Hiermit können On-Boarding Prozesse deutlich verbessert werden.

So kann ein On-Boarding Prozess aussehen:

1. Ein neuer Mitarbeiter kommt in das Unternehmen
2. Ihm wird ein Arbeitsplatz zugeteilt
3. Der administrative On-Boarding Prozess wird gestartet
4. E-Mail an den neuer Mitarbeiter: Wichtige Daten werden abgefragt (bspw. Konfektionsgröße, Geschäftswagenauswahl, Visitenkarten)
5. E-Mail an die jeweilige Abteilung: Informationsübermittlung bezüglich der Arbeitskleidung
6. E-Mail an die jeweilige Abteilung: Bestellung der Visitenkarten
7. E-Mail an die jeweilige Abteilung: Bestellung des Geschäftswagens
8. E-Mail an den Mitarbeiter: Materialien wurden bestellt
9. Der persönliche Einarbeitungsprozess wird gestartet
10. E-Mail: Begrüßung durch den Geschäftsführer!
11. E-Mail: Darstellung der Unternehmensgeschichte
12. E-Mail: Werte des Unternehmens
13. E-Mail: Vorstellung des Produktportfolios
14. E-Mail: Aufzählung der wichtigsten Kunden
15. E-Mail: Abfrage der zuvor vermittelten Inhalte

Die Automatisierung dieses Vorgangs bietet eine Vielzahl an Vorteilen:

• Die Einarbeitungsqualität ist gesichert
• Das neue Personal muss digital bestätigen, dass…
  • …die Informationen verstanden wurden.
  • …entsprechend der Information gehandelt wird.
• Zugriff jederzeit möglich
• Lückenloser Nachweis
• Einsparung von Mitarbeiterstunden

Die Automatisierung dieses Prozesses kann Mitarbeiterkosten einsparen. Hier ein einfaches Rechenbeispiel, das ein Gefühl für das Potenzial ermöglicht:

• Der durch einen bestehenden Mitarbeiter vorgenommene Einarbeitungsprozess nimmt 40 Stunden in Anspruch
• Der einlernende Mitarbeiter kostet 50€ brutto pro Stunde
• Aufgrund der Expansion der Firma und Fluktuation der Mitarbeiter werden jährlich 10 Arbeitsplätze besetzt
• 40 Arbeitsstunden x 50€ Brutto-Stundenlohn x 10 Mitarbeiter pro Jahr
• = 20.000€ jährliche Ersparnis pro neuem Mitarbeiter

Dieser Prozess kann natürlich auch auf andere Bereiche des Unternehmens übertragen werden:

• On-Boarding von Kunden
• On-Boarding von Lieferanten
• On-Boarding von Dienstleistern

Auch dies erfolgt voll automatisiert und trotzdem absolut persönlich!